Per tenir control sobre el temps de treball que ens porti a ser més eficients, a saber quants esforços de dediquem a cada tasca, utilitzem l’aplicació Toggl.
El primer que cal fer és crear-se un compte personal a Toggl. Cal obtenir els permisos per formar part de l’equip dins l’aplicació, la qual cosa permetrà compartir les dades i configuració amb la resta de l’equip.
Toggl és un temporitzador que permet anomenar, etiquetar i classificar les tasques que fas durant una jornada de treball segons el tipus de feina que sigui o el projecte al qual pertanyin. Cada vegada que s’inicia una nova tasca, s’inicia el temporitzador i se li atorga un títol (per exemple, “enviar acta per la llista interna”), un projecte (per exemple, “Katuma”) i una etiqueta, segons el tipus de tasca que sigui.
Ara per ara n’hem afegit de genèriques tals com comunicació, administració o tech que són útils per a qualsevol projecte. Reutilitzar-les permet tenir una visió global més enllà de projectes concrets. Així podem saber la proporció d’esforços que dediquem a comunicació comparat amb els que dediquem a administració, per exemple.
Cada membre de l’equip té un compte personal i es poden obtenir en tot moment dades de quant temps es dedica a cada tasca, filtrar per etiquetes o per projectes, per dates, etcètera.
Malgrat que es pot treballar des de la pàgina de Toggl, hi ha opcions que faciliten fer-ne un millor ús.
Hi ha l’opció de descarregar-se l’aplicació al mòbil per a tasques que realitzem quan no som davant de l’ordinador. Cal anar alerta però, perquè a vegades l’app peta i quan tenim problemes de xarxa hi poden haver errors a l’hora de sincronitzar les entrades de temps.
Tenim la possibilitat de descarregar-nos l’extensió de Toggl per a Firefox o Chrome per tenir sempre un botó de Toggl a la barra del navegador i inclús habilitar aquelles opcions en què volem que aparegui el botó de Toggl dins de les pròpies aplicacions (Calendar, Gmail, Trello o Github, entre d’altres). Això ultim podrem fer-ho des de l’apartat d’extensions del mateix Chrome, activant les webs on volem que funcioni el botó de Toggl.
Es imprescindible fer-ne ús per assegurar que es comptabilitza tot el temps que invertim en el projecte per després poder-ho analitzar. No hi ha res millor que veuré el botó de Toggl per tot arreu per recordar-ho.
Entenem per Inbox totes les tasques relacionades amb l’organització personal de cadascú a Coopdevs: revisar el correu electrònic, planificar les tasques del dia, llegir les notificacions de Trello, etc. Aquestes hores hem acordat que comptabilitzaran sota el projecte Inbox de Toggl i en cas que siguin totes específiques d’un projecte concret, hauran d’anar associades al seu projecte de Toggl corresponen i amb l’etiqueta Inbox.
Això és necessari per aquelles persones que tenen una dedicació molt alta a algun projecte i permet visbilitzar les hores que s’hi dediquen en tasques organizatives. Per contra, quan organitzem la feina de forma transversal entre tots els nostres projectes, l’única manera és amb un projecte de Toggl dedicat a tal fi.