Les sessions de planificació de l’sprint es fan, presencialment sempre que és possible, cada 15 dies. Se celebren un dimarts cada 15 dies a les 10h.
El dimarts és el dia setmanal de treball conjunt a l’oficina de l’equip de Katuma, obertes a tota la comunitat que s’hi vulgui afegir.
¶ Llista de comprovacions
Hi ha unes quantes coses que s’han de tenir en compte abans de la planficiació per assegurar l’èxit de l’sprint. Aquestes són:
- Comprova el volum de feina tots els membres de l’equip en altres projectes comprovant els seus respectius taulells a Trello. Pot ser que estiguem més ocupats del que ens pensem.
- Vigila amb les vacances, dies lliures, cites, esdeveniments, etc. Comprova el calendari. A vegades passa que un membre de l’equip marxa aviat el divendres a la tarda i algunes coses s’han de ajornar. Que no t’agafi per sorpresa.
- Estigues atent a grans esdeveniments i dates límit tals com la FESC amb prou antelació. Va bé tenir una mica de marge i preparar les coses amb temps. Pensa que algunes tasques pot ser que no s’acabin en un sol sprint.
- Hi ha tasques de repetició que s’han de fer en cada sprint però, tanmateix, han de tenir les seves cards corresponents perquè si no queden invisibilitzades: un clar exemple és “gestió del correu electrònic”.
¶ Convencions
¶ Èpics
Assegura’t que tasques de llarga durada tenen un targeta de tipus Èpic (hi ha etiqueta per això) i targetes més concretes i d’abast més limitat adjuntades a aquesta. Això ho fem copiant l’enllaç de la targeta concreta com un element d’una checklist de la èpic. Trello mostra aquest tipus d’enllaç d’una forma diferenciada donant a entendre que es tracta d’una altra targeta.
Quan aquestes targetes filles es mouen de columnes i arriben a “Done” les marquem com completades a la checklist de l’èpic. Això aporta visibilitat sobre el progrés durant tot l’sprint i ajuda a entendre quan falta per completar tota la tasca.
¶ Extres
Pensa-t’ho dos cops al afegir una tasca extra a la meitat d’un sprint. Acostumem a estar d’acord en afegir aquelles que són petites i que comporten respondre a algun usuari, company, etc. o aquelles relacionades amb la infraestructura que no poden esperar al proper sprint. En tal cas, afegeix l’etiqueta “Extra” i fes-ne el seguiment també amb la mateixa etiqueta a Toggl. En qualsevol cas, és important remarcar que idealment no hauríem de tenir cap tasca que no hagi estat planificada però la vida és dura.
¶ Esdeveniments del calendari
Al afegir esdeveniments al calendari tals com tallers, compta també amb el desplaçament, no només amb la durada estricta de l’esdeveniment. Això és especialment rellevant per aquells que passen fora de Barcelona. Fàcilment porten mig dia i afecten al temps que queda per a altres tasques.
De la mateixa manera, qualsevol tasca o esdeveniment creat al calendari o al correu ha de tenir la seva card corresponent a Trello.
¶ Tenir en compte les retrospectives
Hauríem d’organitzar i considerar les retrospectives com una card normal i incloure-les en cada sprint. De la mateixa manera, algú s’ha de fer càrrec d’anotar-les després de la retrospectiva i compartir-les amb la resta de l’equip a una targeta de Trello. Per això, s’hauria de crear una targeta per tenir-ho en compte a cada sprint.
¶ Alerta amb les tasques tecnològiques
Quan sabem que en un sprint hi han d’entrar tasques tecnològiques complexes n’hem de fer investigació durant l’sprint anterior per saber exactament com encarar-les.