¶ Gestión de inventario
¶ Actualización de inventario
Debido a que las personas que gestiona el almacén de Biba Ardoak no acceden a Odoo es difícil mantener consolidado el inventario de producto en Odoo con la realidad de la disponibilidad de producto. Por ello hay que realizar ajustes de inventario regularmente. En principio cada mes. Es importante que antes de hacer este proceso se actualicen todas las operaciones pendientes de registrar tanto de entrada como de salida y que mientras dura el proceso de actualización no se generen nuevas operaciones.
Para iniciar la actualización hay que ir a Inventario→Operaciones→Ajustes de Inventario y crear un nuevo Ajuste
- Le pondremos el nombre (año y mes, p.e.)
- Ubicaciones. Elegiremos la ubicación de la que haremos el ajuste, normalmente es WH/Stock que es la correspondiente al almacén de Logi Express
- Productos lo dejaremos en blanco para que aparezcan todos los que tenemos activos y marcaremos incluir los productos agotados.
- En cantidades contadas marcaremos la opción Predeterminado a 0. Así aseguramos que un producto agotado en el almacén quedará a cero en nuestro inventario
Una vez configurado le daremos al botón Iniciar inventario, lo que nos generará una vista de lista con todos los productos, las cantidades que Odoo cree que tenemos disponibles y una columna ‘Contado’ a cero, que es la que se deberá actualizar con la cantidad real que hay en el almacén de la logística. Esto se puede hacer manualmente línea a línea o automáticamente importando desde una hoja de cálculo.
¶ 1. Modificación manual
Se clica encima de la columna contado y se escribe la cantidad real de cada producto.
¶ 2. Modificación con importación
- Se seleccionan todos los registros
- Ación→Exportar
- En el cuadro Exportar se clica “Quiero actualizar datos” Se elige la plantilla de exportación preparada con los campos Producto/Nombre y cantidad contada y el formato de exportación XLSX
- La hoja de cálculo resultante se envía a Logi Express para que sea actualizada
- Una vez actualizada la columna “Cantidad contada” hay que importar el archivo yendo a Favoritos→Importar registros
- Si se hace desde Numbers de Mac, recordar quitar la hoja resumen
- Clicar “Subir Archivo” y localizarlo en nuestro ordenador
- Nos mostrará las 10 primeras líneas y su asignación a los campos correspondientes.
- Recordar no importar Producto
- Darle al botón y si aparece el mensaje de que todo parece correcto, ejecutar la importación.
¶ Roturas/Pérdidas
¶ Roturas/pérdidas dentro de nuestro almacén
Cuando hay pérdidas o roturas de producto que no se han asignado aún a una entrega a un cliente, hay que informar a Odoo de las cantidades que se pierden para que estas no estén disponibles para ser reservadas en operaciones de venta o de transferencias internas. Para ello, los almacenes disponen de una ubicación virtual llamada “Scrap” donde acumular estas pérdidas que no computan en la valoración de nuestro inventario. Hay dos maneras de crear una orden de desecho:
- Desde una Transferencia en estado Preparado con el botón Desecho. En este caso la Orden quedará vinculada a la transferencia
- Directamente, desde Inventario→Operaciones→Desechar
Crear una nueva Orden de desecho en la que indicaremos el producto, la cantidad y la ubicación de origen. Si queremos informar el motivo o las circunstancias de esta rotura o pérdida, podemos usar el Chatter.
En relación con el coste de estas botellas, como BA solo paga las botellas facturadas a clientes y estas botellas no se habrán entregado a nadie, cuando se acabe el producto habrá una discrepancia entre las cantidades pedidas y recepcionadas y las cantidades entregadas y facturadas a clientes finales. Si el coste lo debe asumir BA, se debería incluir en el informe mensual al proveedor las cantidades desechadas durante ese mes para que el proveedor las incluya en su factura mensual.
¶ Roturas/pérdidas en caso de botellas ya enviadas pero no facturadas
En el caso de que un cliente informe que las la totalidad o parte del pedido ha llegado en mal estado y hay que reponérselo.
¶ Caso 1. El albarán de entrega no se ha validado.
En este caso, para Odoo las botellas no han salido del almacén, por lo que podemos proceder así:
- Validar la entrega con las botellas válidas. Por ejemplo, se enviaron 10 botellas y 5 llegaron en mal estado. Odoo nos pedirá si queremos generar una entrega parcial o no. Le diremos que si para generar un segundo albarán que enviaremos al almacén para que le envíe las 5 botellas a reponer. El pedido enlazará con dos albaranes que en total sumarán 10 botellas que facturaremos al cliente.
- Enviaremos las 5 botellas (que para Odoo nunca salieron del almacén) a Desecho tal como hemos hecho en el apartado anterior
¶ Caso 2. El albarán de entrega ya ha sido validado
En este caso para Odoo las botellas ya se están en manos del cliente y no en el almacén, por lo que deberán ser devueltas antes de enviarlas al desecho. :
- Abriremos el albarán de entrega ya validado y devolveremos al almacén las botellas en mal estado con el botón devolver, que generará un albarán de entrada del las botellas perdidas
- Enviaremos a desecho la cantidad devuelta
- Añadiremos una línea al pedido con las botellas pendientes de entregar. Esto generará un nuevo albarán de entrega que podemos enviar al almacén para que se lo sirva al cliente
El pedido acabará enlazando con 3 albaranes: el iniciar, la devolución de las botellas en mal estado y la reposición de estas de la nueva línea del pedido. Al final se facturará al cliente las botellas que pidió y las botellas en mal estado estarán en la ubicación de desecho.
¶ Transferencias internas
En general, el almacén BILTEGIA AROTZENIA se abastece desde el almacén Biba Ardoak. Cuando necesitemos reabastecerlo crearemos una Transferencia interna mediante
Inventario→Operaciones→Transferencias
Crearemos una nueva transferencia
- Tipo de operación indicaremos Almacén Biba Ardoak: Transferencia Interna
- Añadiremos el producto deseado
- Guardaremos
- Marcaremos “Por realizar”
- Comprobaremos la disponibilidad del producto. Si hay disponibilidad en el almacén, se reservarán las cantidades y el estado de la transferencia quedará en Preparado. Si no quedará en espera de que entre en el almacén unidades suficientes para cubrir la reserva.
- Lo añadiremos a la agrupación de albaranes de abierta (o generaremos una nueva) para poder enviarla a la logística cuando esta es confirmada. No es posible incluir en una misma agrupación albaranes de transferencia interna y de transferencia a clientes. Se deben hacer de forma independiente.
¶ Reglas de abastecimiento
Las reglas de reabastecimiento se utilizan para mantener los niveles de existencias previstos sin sobrepasar un límite especificado. Esto se consigue especificando una cantidad mínima por debajo de la cual no deben descender las existencias y una cantidad máxima que no deben superar. Se pueden crear las reglas de abastecimiento para un producto concreto desde la ficha del producto y el botón Reglas de abastecimiento. O se puede acceder a todas las reglas creadas desde Inventario→Configuración→Productos→Reglas de abastecimiento
Para crear una nueva regla de reordenamiento, hay que hacer clic en Crear y completar la nueva línea de la siguiente manera:
- Producto: el producto que se reabastece mediante la regla. (No aplica en el caso de que hayamos accedido desde la ficha del producto)
- Ubicación: la ubicación donde se almacena el producto. Para un mismo producto puede haber reglas diferentes en ubicaciones diferentes.
- Cantidad mínima: La cantidad mínima que se puede pronosticar sin que se active la regla. Cuando las existencias pronosticadas son inferiores a esta cantidad, se generará una orden de reabastecimiento para el producto.
- Cantidad máxima: la cantidad máxima hasta la que se repondrán las existencias.
- Cantidad múltiple: Si solo podemos pedir en cajas de 6 unidades.
Por ejemplo, en este caso hemos programado una regla para que la cantidad mínima en Stock sea 10 y la cantidad máxima 100 con un múltiplo de seis. Con estos valores, en el momento que el pronóstico de Stock sea inferior a 10 y como la configuración de reabastecimiento para este producto es la compra, se ejecutará automáticamente una orden de compra para alcanzar las 100 U en el estoc.
Cuando la previsión llegue, por ejemplo, a 9 unidades, se creará un presupuesto de compra de 96 unidades que dejaría el estoc en 105. No es 100 porque se debe comprar de 6 en 6 y esta es la mínima cantidad que se puede comprar, para que el estoc llegue a 100.
Cuándo la regla de abastecimiento es ejecutada por el planificador, buscará en los presupuestos si existe alguno sin confirmar del proveedor asignado a ese producto. En el caso de que lo encuentre añadirá una línea nueva al pedido, si no lo encuentra generará una nueva solicitud de presupuesto. Esto permite acumular las compras de diferentes productos del mismo proveedor, en una única solicitud de compras.
¶ Entrega de muestras y regalos.
¶ Regalos a clientes que paga el proveedor.
¶ Regalos a clientes que paga Biba Ardoak
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¶ Muestras comerciales