¶ CRM → Pressupost →Projecte/fulls d’hores → Factures →Balanç econòmic
Odoo, como buen ERP que es, se organiza de la misma manera que lo haría una empresa, esto se refleja en sus diferentes módulos, siendo algunos de ellos herramientas necesarias para el desarrollo del trabajo. Todo en Odoo está conectado en su base de datos por lo que es importante alimentarlo bien desde el principio para ir haciendo más sencillas las tareas
Desde que existe una oportunidad de negocio hasta que se emite una factura hay un proceso que en Odoo requiere el uso de 4 Módulos CRM, FACTURACIÓN, VENTAS ,PROYECTOS y/o PARTES DE HORAS.Explicaremos todo el proceso basándonos en que el producto ofertado sea un servicio (si no fuera así se darían algunas variaciones)
¶ CRM
La primera herramienta/módulo que vamos a utilizar es el CRM. Al abrirlo nos encontramos con un panel de tarjetas kanban, herramienta muy útil y visual para ir viendo las etapas por las que va pasando esa oportunidad. Estas etapas son las columnas a las que se les puede cambiar de nombre, mover de sitio, podemos añadir más e incluso esconder (Aquí podemos hacer alguna sugerencia de de flujo). Vamos documentar nuestra primera oportunidad haciendo click en crear y añadiendo en la etiqueta aquellos datos de los que dispongamos
En la propia etiqueta se puede establecer un criterio de importancia según las estrellas que marquemos, añadir posibles reuniones, llamadas, envío de emails , establecer un responsable o asignar el trabajo de gestión a algún miembro del departamentos de ventas. Abriendo la etiqueta vemos aún mas opciones y algunos smart buttons que nos aportan mas información de la propuesta
Una vez que la propuesta va “tomando forma”, se hace necesario crear un presupuesto; esto se puede hacer desde el propio CRM entrando en la tarjeta de manera que quede vinculado. Ahora sí que sería lo suyo ir conformando una buena ficha de cliente y creando un producto que nos permita hacer un seguimiento óptimo de esta venta. El presupuesto se puede confirmar, enviar y pasar al estado de pedido también desde aquí o desde el módulo de VENTAS
El producto que vendemos sería un servicio así que esto hay que tenerlo en cuenta a la hora de crearlo para indicar si queremos que:
- cree una tarea en un proyecto existente
- cree una tarea en el proyecto del pedido de venta
- cree un proyecto pero no una tarea
¶ Proyecto
Según lo anterior (en este caso hemos optado por crear una tarea en el proyecto del pedido de venta) accederemos al módulo de PROYECTO y veremos nuestro proyecto generado con la referencia del número del presupuesto/pedido de ventas y debajo el nombre del cliente, (sugerencia: podemos utilizar filtros para buscarlo añadiendo el “filtro personalizado” “acción requerida” desplegamos y marcamos cliente “contiene” y aquí escribimos el nombre del cliente) Al igual que lo era la propuesta inicial, este proyecto también es editable, se trata de que hagamos las cosas de manera que nos sea más sencillo buscar estableciendo alguna referencia. Olvidábamos comentar que tenemos el chatter que no cuenta toda la información de las acciones que hemos ido llevando a cabo
Ya tenemos el proyecto y ya podemos empezar a trabajar en el, desde el icono verde del play tanto en la propia etiqueta como en el smart button que aparece al abrirlo, activamos el tiempo que le vamos dedicando. A su vez deberíamos determinar un responsable de proyecto y/o una persona empleada en la tarea.
Se puede utilizar el módulo de partes de horas para ir metiendo las horas que se van dedicando a cada tarea. Desde este módulo cada trabajador puede acceder a sus partes de horas y saber las horas que dedica a los diferentes trabajos. Así mismo a estos proyectos le podemos asignar un empleado que lleve asociado por ejemplo un precio por hora de trabajo, lo que nos va a facilitar mucho después ver la rentabilidad de ese proyecto, conocer los costes
¶ Factura
La emisión de la factura desde aquí, si todos los datos se han ido añadiendo de forma adecuada, se simplifica mucho.
Ventas- Pedidos a facturar- Puede que tengamos creadas facturas en borrador o que tengamos que escoger el pedido y ahí darle a crear. Una vez que tenemos la factura la podemos imprimir y/o enviar por correo electrónico
¶ Balanç econòmic
Dentro de las tarjetas kanban de los proyectos aparece Información general. Haciendo click ahí se nos desplegará toda la información económica del proyecto donde podemos ver la rentabilidad si por ejemplo tenemos asignado a las empleadas un coste por hora, si hay tareas que han quedado fuera de la facturación, si nos hemos ajustadoo al presupuesto previsto,etc.
