¶ Facturación normal
¶ Emitir facturas cada mes
En BA se factura cada final de mes todos los pedidos servidos a los clientes durante ese mes. Como tenemos Odoo configurado para facturar los productos entregados, antes de emitir las facturas de cualquier pedido de los clientes, hay que asegurarse de confirmar los albaranes de entrega con el producto que realmente ha sido entregado al cliente. El proceso será:
- Ir a la aplicación Ventas
- Filtrar los pedidos correspondientes al mes que queremos facturar y, sea con la información que nos proporciona la empresa de logística, sea con la información que nos proporciona el propio cliente validaremos las entregas. El pedido indica siempre las cantidades pedidas, entregadas y facturadas, por lo que antes de validar la entrega las dos segundas columnas estarán a cero. En función de lo entregado respecto a lo pedido puede pasar:
- Se ha entregado el producto de forma correcta, por lo que las columnas pedidas y entregadas deben ser iguales. Podemos emitir la factura y tendremos 1 pedido vinculado a 1 albarán de entrega y a 1 factura.
- Se ha entregado menos producto y en la validación de la entrega, se ha elegido no crear una entrega parcial para el resto del pedido porque no se espera poder entregar lo que resta del pedido. La columna entregada es menor, pero solo habrá un albarán vinculado al producto. Se puede facturar el pedido y se facturarán solo las cantidades entregadas. Tendremos 1 pedido vinculado a 1 albarán de entrega y a 1 factura.
- Se ha entregado menos producto y en la validación de la entrega se ha generado un segundo albarán pendiente de validar, porque se podrá entregar el resto del pedido en una segunda entrega. En este caso se puede optar por:
- Esperar a facturar a que se entregue el segundo albarán, con lo que tendremos 1 pedido vinculado a 2 albaranes de entrega y a 1 factura.
- Facturar el pedido con las cantidades entregadas en el primer albarán y esperar al mes siguiente para facturar de nuevo el resto del pedido (una vez validado el segundo albaran) en una segunda factura. Tendremos 1 pedido vinculado a 2 albaranes de entrega y a 2 facturas.
- Se han entregado más cantidades del producto. Se puede facturar normalmente porque se facturaran las cantidades entregadas en el albarán.
Es recomendable revisar los pedidos uno a uno e ir emitiendo las facturas una vez comprobamos que todo es correcto. Las líneas del pedido que sean facturables aparecerán en color verde. Si una línea no tiene cantidades entregadas aparecerá en negro y no se facturará.
También es posible comprobar primero todos los pedidos y facturar aquellos que tienen alguna línea facturable usando el menú A facturar.
- Ir a ventas→A facturar→Pedidos a facturar
- Filtrar por fecha los pedidos del mes correpondiente
- Seleccionar todos
- Acción→Crear facturas
¶ Validar y enviar las facturas a los clientes
En Odoo las facturas se crean en modo borrador para que sea posible modificar alguna información antes de generar los asientos contables en el sistema. Cuando se generan las facturas toman de la ficha del cliente aquella información que tengamos establecida para el cliente tal como Modo de pago o fecha de vencimiento en función de los plazos de vencimiento que tenga el cliente. En cualquier caso, esta información se puede modificar para una factura específica antes de que sea validada si es necesario.
Es recomendable antes de la validación revisar:
- Modo de pago. Asegurarse que está establecido. Si es domiciliación bancaria, asegurarse que el mandato está informado.
- Fecha de factura
- Fecha de vencimiento.
Una vez hecho esto podemos validar factura a factura o en la vista lista:
- Seleccionando todas las facturas
- Acción→Validar asientos
Una vez validadas podemos enviar las facturas a los clientes en bloque desde la vista lista
- Seleccionando todas las facturas
- Acción→Enviar e imprimir
o una a una desde cada factura si queremos personalizar el mensaje.
Disponemos de una plantilla única que se adapta al idioma del cliente y al modo de pago de la factura
¶ Facturación productos en depósito (Katakrak)
Ver la sección correspondiente a Katakrak en ventas en depósito.
¶ Facturas rectificativas
Como estamos integrados en el sistema de Ticket-Bai que envía la factura de manera inmediata cuando se valida, no podremos modificar las facturas enviadas la hacienda. En caso de que se haya emitido alguna factura de manera incorrecta, habrá que corregir el error a través de una factura rectificativa. Para ello utilizaremos siempre el ayudante que se despliega con el botón Añadir factura rectificativa en la factura a modificar. Esto abrirá una ventana para configurar la factura.
En método de crédito debemos elegir uno de los métodos:
- Reembolso parcial. Esta opción generará una factura rectificativa opuesta a la original en modo borrador. Por ejemplo, hemos facturado un producto no solicitado y el cliente nos lo ha devuelto, hemos facturado más cantidad de la que ha recibido, un producto no se ha entregado al cliente… En este caso adaptaremos el borrador para que descuente aquello que no deberíamos haber facturado y validaremos la factura rectificativa, que quedará vinculada al mismo pedido que originó la factura original
- Reembolso total. Elegiremos esta opción cuando se haya emitido una factura que se ha emitido por error y no debería haberse emitido nunca. Se generará una rectificativa inversa a la original y se conciliarán entre ellas, dejando todos los saldos contables en su estado anterior.
- Reembolso completo y nuevo borrador. Esta opción se usa cuando una factura que sí que se quería emitir, se ha hecho con errores como un método o un plazo de pago equivocado, la posición fiscal o los impuestos equivocados… En este caso, además de un reembolso total como en el caso anterior, se genera una nueva factura igual que la original en borrador, que permite modificar los errores que se quieren corregir.
En el caso de que la factura hubiera estado conciliada sea porque se pagó a través de una orden de cobro, por la conciliación de un extracto bancario o por una conciliación manual, solo estará disponible la primera opción. Si esta factura necesita una de las otras opciones hab´ra que romper la conciliación antes desde la información del pago de la factura:
¶ Plantillas de envíos de facturas
La plantilla “Send by email” está traducida a Francés, Euskera y Español y adaptada para que modifique su contenido en función del modo de pago. Domiciliación bancaria o transferencia de cliente.