¶ Compras
BA distribuye vinos de productores de Euskal Herria a tiendas y restaurantes de proximidad. Las compras se hacen en depósito, de forma que BA solo paga las botellas vendidas el mes anterior. El producto se gestiona básicamente desde un almacén logístico externo (Logi Express) donde se recepcionan los envíos de los productores y se envían los pedidos a los clientes. En Odoo este almacén es el almacén principal por defecto “Almacen Biba Ardoak”. Se ha configurado un segundo almacen “BILTEGIA AROTZENIA” que se reabastece desde el principal y en el que se guardan productos que van a muestras, catas y eventos especiales.
¶ Pedidos a proveedores
Se hacen a través de la aplicación Compras a través de la solicitud de un presupuesto. Los pasos son:
- Crear solicitud de presupuesto
- Enviar presupuesto al proveedor
- Confirmación del presupuesto
- Enviar albarán de entrada a Almacén de logística
- Validar la recepción de la mercancía.
¶ 1. Crear solicitud de presupuesto
Compras→Solicitudes de presupuesto→Nuevo presupuesto
¶ 2. Enviar al proveedor
Una vez completado la información del proveedor y los productos se puede enviar directamente desde aquí al proveedor con el botón “Enviar por correo electrónico”. Esto modificará el estado del presupuesto a Solicitud de presupuesto enviada. Hemos personalizado la plantilla Send RFQ para adaptarlas a las necesidades de BA. Ver al final de esta página como se puede editar la plantilla en los diferentes idiomas disponibles.
¶ 3. Confirmación del presupuesto
Una vez confirmado con el proveedor la disponibilidad del producto y la fecha de entrega, estas se deberán modificar en el pedido si es necesario. Una vez estemos seguros de los datos (revisar producto, fecha de recepción y almacén de recepción) se confirmará el presupuesto con el botón correspondiente para convertirlo en Pedido de compra. Esta confirmación generará la creación de una Transferencia de entrada (albarán de entrada) al almacén correspondiente que lleva la secuencia WH/IN/XXXXX y que queda vinculado al pedido de compra que lo origina.
¶ 4. Enviar albarán de entrada al almacén
Debido a que los responsables de almacén no pueden acceder a Odoo, se puede informar al proveedor logístico con el envío del PDF para que esté preparado para recepcionar el producto.
¶ 5. Validar la recepción de la mercancía
Cuando el almacén comunique la recepción de la mercancía, habrá que actualizar la información en Odoo para que el producto esté disponible para servir los pedidos de los clientes. Como la compra de producto se hace en depósito (el propietario del producto sigue siendo el proveedor) podemos indicar esto en el albarán, de forma que la entrada del producto en el almacén no tenga efectos contables para BA.
La validación de una transferencia debe indicar aquello que ha ocurrido con la mercancía en la realidad. Los casos pueden ser:
- La mercancía ha llegado como se esperaba.
En este caso podemos Validar directamente la transferencia. Odoo nos informa de que como no hemos indicado las cantidades detalladas, supongo que todo se ha recibido de forma correcta. Aceptando esto, las cantidades se añadirán al producto de nuestro almacén. - Ha llegado más mercancía de la esperada.
Usaremos el botón Autocompletar (esta funcionalidad está disponible gracias al módulo OCA Stock Move Line Auto Fill ) e indicaremos mediante el botón de Operaciones detalladas (≡) la cantidad real recepcionada. Cuando validemos un albarán así, se indicará en el pedido de compra la modificación de las cantidades recibidas. Si el excedente se quiere devolver, se deberá generar una devolución desde la transferencia de entrada para generar una transferencia de salida. Si se indica que esta operación actualice el pedido de compra (PO), cuando esta salida se valide, el pedido de compra se actualizará a la cantidad restante.
- Ha llegado menos mercancía de la esperada
En el caso de que llegue menos mercancía de la esperada, Odoo nos preguntará si se debe crear una entrega parcial o no. En el caso de que el proveedor vaya a completar en el futuro el pedido original, se debe elegir Crear una entrega parcial y se generará una segunda transferencia de entrada con la mercancía pendiente. En caso de que no esto se vaya a producir, hay elegir la opción No crear entrega parcial y el pedido se modificará con las cantidades reales recepcionadas.
¶ Devolución de producto a proveedores
En caso de que haya que devolver productos al proveedor por falta de ventas o por cualquier motivo, buscaremos el pedido que generó el estoc no vendido y desde su Transferencia de entrada realizaremos una devolución de producto.
En el siguiente cuadro de diálogo informaremos del producto y la cantidad a retornar. Por defecto Odoo nos propondrá todo el pedido, pero podemos eliminar las líneas que no nos convenga y modificar las cantidades. En el ejemplo solo queremos devolver 20u de Azpea ‘Ileguri’ 2020.
Este albarán aparecerá en nuestra gestión de inventario como una salida del almacén y se puede enviar a Logi express conjuntamente con los albaranes de entrega a clientes, añadiéndolo a una agrupación de albaranes tal como se indica en el proceso de ventas https://handbook.coopdevs.org/ca/Odoo/Funcional/Clients/BibaArdoak/ventas.
Una vez validado el movimiento, el pedido original se adaptará a la cantidad que hemos usado para facilitar consolidar la facturación del proveedor al final de mes.
¶ Editar la plantilla de envío de solicitud de presupuesto al proveedor
Las plantillas de envío de correo electrónico nos permiten crear modelos que se adaptaran a cada cliente, substituyendo variables como el número de pedido, el nombre del proveedor, el idioma… Para editar la plantilla de envíos de presupuestos se puede acceder desde la ventana Componer correo electrónico que se abre cuando vamos a enviar cualquier solicitud de presupuesto de compra. En esta ventana podemos modificar el envío concreto que queramos, pero si lo que deseamos es modificar la plantilla general debemos clicar en le enlace que aparece en la parte inferior derecha del contenido del mensaje donde se elige la plantilla a utilizar. Para los pedidos de compra, la plantilla se llama Purchase Order: Send RFQ
Como disponemos de cuatro diferentes idiomas activos en nuestro Odoo, la plantilla que vemos corresponde al idioma que tengamos seleccionado para nuestro usuario, así que si la editamos sólo modificaremos uno de los idiomas, el que estamos visualizando con nuestro usuario.
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| Cuando editemos el contenido del mensaje es muy importante no modificar las variables que se substituyen por contenidos de nuestra base de datos. Estas tienen la estructura siguiente: ${object.XXX} así como las expresiones de código que comienzan con el símbolo |
En la previsualización podremos probar con diferentes pedidos de compra ya realizados y en los diferentes idiomas disponibles para comprobar el resultado final |
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Cuando editamos otros idiomas veremos también expresiones en HTML (entre <…> que no debemos tocar tampoco para evitar modificaciones indeseadas de formato. |