(Este artículo es una traducción en progreso del artículo de CoopItEasy: https://coopiteasy.be/blog/reduire-les-couts-de-migration-grace-a-la-mutualisation/ )
A principios de 2023, Coop IT Easy inició un análisis para la migración de los supermercados cooperativos de la v12 a la v16, siguiendo el plan de entonces que consistía en migrar las estructuras de clientes cada 3-4 años si era posible.
Este análisis se coordinó con el grupo de trabajo komunigi (supermercados participativos) y tenía dos objetivos:
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Proporcionar estimaciones de tiempo (trabajo mutualizado y trabajo propio de cada instancia) y un presupuesto para cada estructura
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Proponer un plan de trabajo para 2023-2024
En aquel momento, el modelo económico de Coop IT Easy se basaba en la facturación de los servicios prestados, especialmente en el trabajo de adaptación del código y en la migración de bases de datos. El deseo de cofinanciar las migraciones con este enfoque se encontró con el elevado coste de la migración a la v16 y con la incapacidad de financiarla en plazos realistas para la mayoría de las organizaciones.
¶ SOLUCIONES
Para hacer sostenible el coste de la migración y permitir financieramente a Coop IT Easy comenzar el trabajo, se implementaron cuatro soluciones:
- Eliminar los módulos sustituibles y reducir la “deuda técnica”
- Mutualizar la adaptación entre el máximo número de clientes
- Cambiar el modelo de financiación a través de suscripciones
- Mejorar nuestras herramientas de migración
¶ A. ELIMINAR LOS MÓDULOS SUSTITUIBLES Y REDUCIR LA DEUDA TÉCNICA
La “deuda técnica” se refiere a la carga (y por lo tanto al coste) necesaria para mantener y desarrollar el código utilizado: si desarrollamos código personalizado, si nuestros módulos son demasiado complejos, mal estructurados o dependen de líneas de código de baja calidad, entonces aumentamos nuestra deuda técnica, lo que se traducirá en un coste cada vez más significativo para el futuro (tendremos que pagar periódicamente esta “deuda”).
- Cuanto más mutualizamos módulos entre nosotros y con la OCA (Odoo Community Association), más reducimos la deuda técnica
- Mejor es la calidad de nuestros módulos, más reducimos la deuda técnica.
El proyecto komunigi, llevado a cabo el año pasado, tenía como objetivo generalizar nuestro código y mejorar su calidad para compartirlo con la OCA. Este proyecto contribuyó significativamente a reducir nuestra deuda técnica.
Este enfoque también corresponde al eje “deconstrucción” imaginado a principios de año: eliminar todos los módulos que no sean irremplazables, especialmente:
- Los módulos en la versión 12 innecesarios una vez en la versión 16 porque la funcionalidad se ha convertido en estándar (ejemplo: gestionar el redondeo en efectivo)
- Los módulos personalizados que pueden ser reemplazados por módulos de la OCA, equivalentes o más genéricos (ejemplo: un módulo de importación de extractos bancarios de Crelan que puede ser reemplazado por un módulo genérico de la OCA para importaciones de archivos .csv)
- Los módulos no utilizados o que aportan muy poco valor añadido (ejemplo: un módulo de RRHH que añade una página de configuración vacía)
¶ ¿Y EN LA PRÁCTICA?
Los analistas de Coop IT Easy revisan los módulos instalados en cada base de datos. Los módulos previamente identificados como innecesarios se desinstalan en pruebas, y cuando hay dudas sobre el uso de una funcionalidad, se consulta directamente a la persona de contacto en la estructura. Para algunos módulos, se proponen proactivamente soluciones alternativas.
En este contexto, se plantean temas en las reuniones de komunigi y en la lista de correo cuando las preguntas afectan a varios supermercados cooperativos (para otros clientes, son principalmente preguntas individuales). Esto a veces va más allá de simples desinstalaciones, por ejemplo, en lo relativo al cálculo de márgenes y la actualización de precios, donde es posible una convergencia con el flujo de GRAP.
Nota: El eje reconstrucción inicialmente previsto, que tenía como objetivo identificar una solución mínima para migrar en primer lugar , no se continuó por varias razones. Primero, pronto quedó claro que las diferentes estructuras tenían necesidades básicas muy diferentes.
Luego, el tiempo necesario para ello y la inversión activa de una persona de cada estructura parecía desproporcionada. Finalmente, no parecía constituir una solución satisfactoria a largo plazo ni una verdadera respuesta al problema encontrado: migrar las funcionalidades útiles y utilizadas por los clientes.
¶ MUTUALIZAR LA ADAPTACIÓN ENTRE EL MÁXIMO NÚMERO DE CLIENTES
Inicialmente, el análisis se realizó solo para los supermercados y tiendas de comestibles cooperativas y estructuras similares, llegando a un presupuesto promedio de 9000 € por estructura (suponiendo que todos participen). Progresivamente se añadieron otros clientes, llegando a un presupuesto promedio de 6500 € por estructura (suponiendo que todos participen).
Paralelamente, se identificaron módulos a excluir del trabajo. Algunos clientes también nos abandonaron, lo que a veces redujo la carga total de código a adaptar. La comunidad también trabajó bien en el intervalo para adaptar módulos (especialmente los básicos de contabilidad) y pudimos contribuir a escribir scripts de migración mientras recibíamos una remuneración por este trabajo de otros integradores.
Aquí hay una ilustración de la disminución de la carga de trabajo en los últimos meses:
También hemos comenzado a adaptar activamente módulos, trabajo que continuará en los próximos meses.
¶ C. CAMBIAR DE MODELO DE FINANCIACIÓN A TRAVÉS DE SUSCRIPCIONES
El modelo de suscripción se ideó para responder a varios problemas encontrados por Coop IT Easy y nuestros clientes. La suscripción a los servicios de Coop IT Easy se divide en tres tramos:
- Alojamiento
- Soporte
- Mantenimiento (incluyendo las migraciones)
El paso a las suscripciones ha sido, para nosotros, una respuesta obvia al desafío de la migración y ha sido muy beneficioso para desbloquearnos en este trabajo:
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La parte de “mantenimiento” de las suscripciones ha permitido continuar el análisis de principios de año, invertir en herramientas de migración y comenzar la adaptación del código.
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Las suscripciones nos han permitido salir de una lógica puramente transaccional e invertir tiempo en el proyecto de migración al servicio de todas las organizaciones suscritas.
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La tarificación de las suscripciones ha hecho transparentes y previsibles los costes relacionados con el uso de Odoo Community para los clientes, incluyendo las provisiones necesarias para las migraciones.
¶ D. MEJORAR NUESTRAS HERRAMIENTAS DE MIGRACIÓN
El paso a las herramientas OpenUpgrade, con miembros de la comunidad OCA, nos permite ser más eficientes y colaborar con nuestros socios de GRAP y Akretion, así como ser reconocidos en la comunidad valorando nuestras competencias en términos de migración.
La herramienta Odoo OpenUpgrade Wizard nos permite seguir el progreso de la adaptación y los scripts de migración de la comunidad y estandarizar y automatizar parte del proceso de migración.
Desde el punto de vista funcional, se han refinado herramientas de análisis en hojas de cálculo para manipular datos de Odoo OpenUpgrade Wizard y centralizar la información acumulada sobre los módulos instalados en las bases de datos de cada estructura cliente.
Además, el equipo de infraestructura de Coop IT Easy está trabajando en un sistema de actualización continua “odoo continuous upgrade”, para automatizar aún más el trabajo de migración en el futuro.